No diagnóstico do empresário formado em administração, Vitor Barreto Moreira, processos que antes funcionavam bem podem perder sentido conforme o negócio muda de tamanho e de complexidade. O problema é que raramente alguém para para questionar um processo só porque a empresa cresceu ou mudou de direção, e isso faz com que etapas criadas para uma realidade antiga continuem sendo seguidas mesmo depois que essa realidade deixou de existir. Com o tempo, essas etapas se acumulam, e a operação passa a carregar um peso que ninguém planejou, mas que também ninguém se dispõe a revisar.
Reconhecer processos que sobreviveram ao motivo que os criou
Todo processo nasce para resolver um problema específico, em um momento específico da empresa. Quando esse problema deixa de existir ou muda de forma significativa, o processo criado para resolvê-lo tende a continuar em funcionamento por inércia, sem que ninguém questione se ele ainda é necessário, simplesmente porque sempre foi feito daquela forma e ninguém se sentiu autorizado a mudar.
Vitor Barreto Moreira evidencia que identificar esses processos exige perguntar diretamente qual problema cada etapa resolve hoje, e não qual problema ela resolvia quando foi criada. Quando a resposta não é clara, há uma boa chance de que o processo já tenha perdido sua função original.
Observar onde a equipe cria atalhos informais
Um sinal consistente de que um processo oficial perdeu sentido é a equipe desenvolver, por conta própria, formas alternativas de fazer o trabalho, contornando etapas que consideram desnecessárias. Esses atalhos informais raramente são comunicados à liderança, porque a equipe teme ser repreendida por não seguir o processo oficial, mesmo quando o atalho encontrado é mais rápido e igualmente seguro.
Como indica Vitor Barreto Moreira, em vez de tratar esses atalhos apenas como desobediência, vale a pena investigar por que eles surgiram. Muitas vezes, a equipe já encontrou uma forma mais eficiente de resolver o problema, e o processo formal apenas não foi atualizado para refletir essa mudança.
Medir o tempo real gasto em cada etapa
Processos que já não fazem sentido costumam consumir tempo desproporcional ao valor que entregam. Medir quanto tempo cada etapa realmente exige e comparar esse tempo com o resultado que ela produz ajuda a identificar pontos em que o esforço não compensa mais o benefício.
Essa medição não precisa ser sofisticada. Observar a rotina da equipe por alguns dias, ou perguntar diretamente quanto tempo cada etapa consome, já revela desproporções que passam despercebidas quando o processo é avaliado apenas de forma teórica, sem dados concretos sobre sua execução. Em muitos casos, a simples pergunta feita a quem executa a tarefa todos os dias já traz uma resposta mais honesta do que qualquer análise feita de fora.
Perguntar se o processo ainda resolve o problema original
Mesmo quando um processo parece funcionar, vale perguntar se ele resolve o problema que deveria resolver, ou se apenas gera a sensação de controle sem impacto real no resultado final. Afinal, processos que existem só para gerar essa sensação tendem a se multiplicar com o tempo, sem que ninguém questione sua utilidade.
Vitor Barreto Moreira pondera que essa pergunta costuma ser desconfortável, porque questiona decisões tomadas no passado, muitas vezes pela própria liderança que agora precisa reavaliar o processo. Ainda assim, é a pergunta mais direta para identificar o que realmente precisa mudar.
Testar a remoção ou simplificação antes de decidir
Antes de eliminar definitivamente um processo suspeito, testar sua remoção por um período limitado ajuda a confirmar se ele realmente é desnecessário, ou se cumpre uma função que não estava clara à primeira vista. Esse teste reduz o risco de eliminar algo importante por engano, baseado apenas em uma impressão inicial.
Essa abordagem gradual também facilita a aceitação da mudança pela equipe, que participa do processo de validação em vez de simplesmente receber uma nova regra imposta de cima para baixo, sem explicação sobre o motivo da alteração. Vitor Barreto Moreira sustenta que essa participação reduz a resistência natural a qualquer mudança de rotina, porque a equipe entende o motivo da alteração em vez de apenas cumprir uma determinação.
O que fica dessa revisão periódica?
Revisar processos periodicamente não é sinal de que a gestão anterior estava errada, mas o reconhecimento de que negócios mudam e o que funcionava em um momento pode não funcionar mais no seguinte. Esse hábito evita que a empresa acumule etapas desnecessárias que consomem tempo sem gerar valor real.
Vitor Barreto Moreira reitera que esse tipo de revisão funciona melhor quando se torna parte da rotina da empresa, e não uma ação pontual feita apenas quando os problemas já se tornaram evidentes demais para serem ignorados. Negócios que incorporam essa prática no dia a dia tendem a crescer com menos peso acumulado, carregando apenas os processos que de fato continuam fazendo sentido para o momento em que se encontram.
